Algunos puntos para reflexionar

- Tiempo no es igual que avance. Contra lo que algunos piensan, la duración de las juntas y reuniones no es directamente proporcional a los beneficios de las mismas. Invertir muchas horas y obtener magros resultados son síntomas de un trabajo ineficiente. Alguno o todos estamos haciendo algo mal. Una sesión de corta duración puede dar mayores frutos que una larga, si quienes conducen, asumen correctamente su papel; y quienes participan, lo hacen de manera razonable, propositiva y razonada.

- Las juntas se planean, no se improvisan. No importa lo sencilla o complicada que se espera que sean las reuniones, siempre debe haber una orden del día que se anuncie con anticipación (para que los participantes se ubiquen y conozcan anticipadamente sobre qué asuntos habrán de trabajar). La lista de puntos debe estar jerarquizada. Poner los asuntos de interés general al final, para forzar el tratamiento de aspectos secundarios antes de que la gente comience a retirarse, por lo general provocará que las cuestiones importantes sean postergadas o tratadas de manera descuidada. Si algo es secundario, puede esperar.
Planear es también organizar los materiales o la información que se habrá de tratar. Si la gente cuenta con información clara y suficiente, podrá participar de mejor manera que si se parte de la desinformación y el desconocimiento.

 

- Los puntos se precisan lo más posible. Saber qué se quiere discutir, a qué profundidad y para qué, permite distribuir el tiempo, centrar las intervenciones y saber en qué momento debe considerarse agotado el punto.
Un ejemplo, si el punto dice: “problema de las evaluaciones”, esto dará lugar a mil ocurrencias posibles. Habrá quien quiera que se discutan los exámenes semestrales, quien proponga las evaluaciones diagnósticas al inicio de cursos –por lo mal preparados que vienen los alumnos-, alguien más querrá que se analicen los criterios existentes para la carrera magisterial. Cualquier cosa puede salir de esa caja de Pandora.
Muy distinto si en la orden del día aparece un enunciado como este: “Programación de fechas de examen para el segundo periodo”. Todo lo que no tenga que ver con esto, automáticamente quedará fuera. Si alguien requiere que se discuta otra cosa, nada más sencillo que programar el punto específico en una siguiente reunión.

 

- El mundo no se compone en una junta. A lo mejor no se compone ni con un millón de ellas, pero si logramos clarificar lo que sí podemos y debemos solucionar en una reunión, al menos sabemos dónde tenemos que arribar. Quien coordina la reunión es el timonel, su responsabilidad, impedir que se pierda rumbo. Destinos modestos nos permiten completar, paso a paso, los largos viajes.
Cada reunión debe dejar acuerdos o consensos como producto. Una junta que no deja nada en claro, ha sido un fracaso.

- En las juntas no se hace lo que correspondía trabajar en otro sitio o momento. Estar “todos en todo”, resulta una metodología lenta, tediosa y poco productiva. Si había que realizar una lectura, organizar alguna información o elaborar un texto, y no se hizo por parte de la persona o personas comisionadas, no vale la pena intentar suplir ese trabajo. Se pierde tiempo y la gente sufre un desgaste innecesario. El menor de los males es reprogramar la actividad. Esto también es educativo para nosotros: “la tarea se hace en casa y no en el salón”.

 

- Elaborar minutas. A veces es un ingrato trabajo, pero deja memoria de lo que hacemos. Documentamos avances, participación y acuerdos. Dejan constancia de lo que se hizo y de lo que se dejó de hacer. Su revisión permite delinear una trayectoria de los procesos como para poder reorientar en caso necesario. Contar con estos documentos, permite a todos enterarse de lo tratado, aún cuando alguien no haya asistido con anterioridad.

Trabajar grupalmente es cada vez menos opcional y más obligatorio. Salir de las dinámicas establecidas –que a ratos parecen más bien estáticas- no es cosa fácil, hace falta reflexión, análisis y propósito de cambio.

Nadie tiene derecho a evadir el trabajo colectivo necesario; pero a lo que si tenemos derecho todos, es a que no se malgaste nuestro tiempo y esfuerzo. Hagamos nuestra parte y forcemos a los demás a que hagan la suya propia. Pedir que se centre la discusión, que las intervenciones sean breves y concisas, que se tenga una agenda de trabajo y que haya puntualidad no son actos de agresión, sino esfuerzos para profesionalizar una metodología de trabajo.